Jaké to je pracovat v open space? Jaké jsou výhody a nevýhody a existuje Open space syndrom?

Ve své pracovní dráze jsem měla možnost pracovat jak v klasické kanceláři s dveřmi a klikou, tak ve sdílené kanceláři s několika kolegy i v prostorách open space o různé hustotě lidí i kvalitě prostředí. Nakonec se prostor open space stal jedním z důvodů, který mne přiměl odejít z korporace a začít pracovat jinak. Z tohoto sdělení se dá usuzovat, že nejsem přímo zastánce open space. Nic v životě ale není černobílé...

Kanceláře stylu open space využívá nyní v ČR více než 75% velkých firem. Za tímto trendem není jen snaha sbližovat týmy a zefektivňovat komunikaci, ale i ušetřit. Náklady na jedno kancelářské místo v open spacu jsou několikanásobně nižší. Trend otevřených kanceláří přišel do Evropy z USA, kde má dlouholetou tradici. U nás byl jeden z průkopníků Tomáš Baťa, který v kancelářské budově ve Zlíně podobným způsobem "ubytoval" projektanty a konstruktéry. Velký boom těchto kanceláří nastal po roce 2000 a nejvíce po finanční krizi, kdy bylo nutné šetřit náklady, a tak se v mnoha firmách open space začal neúprosně zahušťovat.

Jaké jsou klady práce v prostorách open space?
Největším přínosem je rychlost a přímost komunikace. V kancelářích, kde nejsou dveře, jakožto přirozená bariéra k návštěvě kolegy, je velmi jednoduché navázat hovor, zjistit informaci, vyslechnout a přidat se k diskusi na téma, které se mne týká. Informace tečou velmi rychle a přirozeně. Lidé k sobě mají blízko, lépe se znají a nováčci rychle zapadnou do komunity. Těžko se tu někomu "zašívá", funguje tu nevědomě autocenzura nad tím, kolik času trávím na sociálních sítích a co je vidět na monitoru mého počítače. To vše platí za předpokladu, že jsou v týmu vyspělí, vychovaní a vyzrálí lidé. Jakákoliv odchylka v chování může narušit pohodu právě tolika lidí, kolik jich sdílí společný otevřený prostor. Vzájemná oheduplnost, respektování pravidel a tolerance jsou nutnou podmínkou pro pohodu a výkonost v takovéto kanceláři.

Co je největším úskalím práce v open space?
Když jsem o tom přemýšlela napadalo mne stále dokola, že člověk sám. Každý z nás občas potřebuje soukromí, úplný klid na práci a prostor pro své odchylky... Nejčastějším problémem prý bývá nastavení teploty v kanceláři, hlučnost při telefonování a hovory s kolegy. Každý máme jiný biorytmus - někdo je výkonější dopoledne, jiný toho udělá nejvíc odpoledne - a právě v tu chvíli potřebuje klid. Obchodníci často telefonují, finančníci, se potřebují soustředit, marketéři si dokola přehrávají dokončovanou televizní reklamu, aby odhalili chybu v hlase herečky, plánovači telefonují s továrnou a domlouvají velikost výrobní dávky pro příští měsíc... Když se toto všechno sejde na jednom místě a vy musíte nutně dokončit prezentaci na příští den, není divu, že vám z toho stoupne krevní tlak, začne hučet v uších a v hlavě se rozezní zvony.
Takovéto situaci zvyšují stresovou zátěž a ta pokud je dlouhodobá, tak vyústí ve zdravotní problémy a nemoc.

Open space syndrom
MUDr. Jan Hnízdil ve svém článku Syndrom Open space a jak ho léčit popisuje hlavní příznaky tohoto lékaři zatím neuznaného syndromu:
Úředníci velkých firem, počítačoví experti, novináři, lidé z telefonních centrál. Stěžují si na bolesti hlavy, závratě, hučení v uších, zažívací problémy, bušení srdce, dechovou tíseň, zvýšený krevní tlak, únavu, úzkosti, deprese...Lékaři je odesílají na různá vyšetření, pátrají po objektivním vysvětlení. Marně. Pacienti svědomitě polykají prášky na tlak, proti bolestem, na nervy, na zažívaní, na spaní. Marně. Léky sice na chvíli uleví. Příčina zůstává. 

Co s tím?
Vědomí je půl vítězství :-). Pokud Vám při čtení tohoto článku došlo, že Vaše obtíže mohou souviset s pracovním prostředím, už to je půl vítězství. Můžete přestat běhat po vyšetřeních a můžete se začít věnovat tomu, jak situaci co nejlépe zvládnout a změnit. Vzhledem k tomu, že dnes již většina velkých firem jiné kanceláře než open space nenabízí, varianta jít pracovat k jinému zaměstnavateli není první volbou. Co ale většina moudrých firem dnes již nabízí, je možnost práce z domova. Je až s podivem, jak málo lidí se naučilo s touto variantou pracovat. 

Velké skupině zaměstnanců práce v prostředí open space vyhovuje nebo nevadí. Pokud mezi tuto část nepatříte a víte, že vám toto prostředí přináší potíže, snažte se zachovat si pozitivní přístup. Tak jako všude jinde i zde platí pravidlo - "Love it, change it or leave it" - neboli "Miluj, změň nebo opusť." Když už to tedy nemilujtete, zkuste to změnit. Nějaké tipy, jak na to, uvádím níže. Pokud Vám úprava podmínek nepřinese úlevu, nezbývá, než se zamyslet nad změnou zaměstnání, kde podmínkou bude práce v klidném prostředí. Zdraví máme jenom jedno.

Tipy na to, jak přežít v open space:

• Uvědomte si, kdy se vám pracuje nejlépe a kdy je v kanceláři největší klid (ráno, odpoledne, večer...). Při plánování práce si krom času, kdy se budete aktivitě věnovat, naplánujte také, v jakých podmínkách to bude - zamluvte si zasedácí místnost, dohodněte si práci z domova, přijďte dříve než vaši kolegové atd. 
• Dohodněte si s kolegy pravidla společného působení v open spacu. Naučte se signál, který znamená, že máte "zavřené dveře" a potřebujete soustředěně pracovat.
• Využijte polední pauzu k procházce a změně prostředí.
• Najděte si relaxační techniku nebo aktivitu, která právě vám pomůže zbavit se stresu.
• Mluvte o svých pocitech se svými nadřízenými. Někdy i menší úpravy dokážou změnit pohodu v prostoru. Existuje řada interiérových firem, která se specializuje na zlidšťování otevřených prostor.

autor: Simona Bodláková