První díl ze seriálu "5x o procesech, aby sloužily a nesvazovaly" vyšel v dubnovém vydání časopisu Starting Up.

Celý článek si můžete stáhnout a přečíst zde.
Free verzi celého dubnového časopisu Starting Up najde zde.

Autorkou článku je Regina Kubcová - konzultantka a lektorka projektového a procesního řízení.

Je pro vás vývoj nové kampaně víc radost, nebo stres? Za svých téměř dvacet let práce v marketingu jsem se podílela na vytváření mnoha kampaní jak na straně zadavatele, tak v agentuře. Měla jsem štěstí, že práce na některých z nich byla opravdová zábava a radost.  Samozřejmě nešlo všechno hladce, pracovali jsme s omezeným rozpočtem i časem, práce bylo hodně a jelo se ve velkém tempu. Ale těšila jsem se na každou schůzku týmu a projekt si užívala.

Taky jsem ale zažila pár kampaní, které byly pro zadavatele i agenturu hodně bolestnou zkušeností. Nekonečná kola úprav kreativních návrhů, frustrace na obou stranách, narůstající stres a náklady... Rozdíl mezi touto a výše popsanou zkušeností byl jediný: jasné zadání.

Když se stane, že vám agentura přinese kreativní návrh, který se vůbec nepotkává s vaší představou, možná od vás nedostala dobrý brief. A co hůř, nikdo z agenturního týmu vám to neřekl. Pokoušeli se  pracovat s tím, co měli, a podle toho výsledek vypadá. Přesně podle hesla „garbage in, garbage out“.

S problémem nejasného, komplikovaného nebo neúplného zadání se v praxi potkávám poměrně často. Kritickým místem obvykle bývá kolonka „co má kampaň sdělit“. To může pramenit z toho, že značka má špatně (nebo vůbec) definovaný positioning. Často je ale problém způsobený tím, že zadávající prostě neví, jak dobrý brief napsat, protože se to neměl kde nebo od koho naučit. Nejhorší je, když je takový člověk přesvědčený, že dělá všechno skvěle a chyba je na straně agentury. Zažila jsem takovou situaci po nástupu na nové místo do velké firmy. V marketingovém týmu byli lidé, kteří potřebovali rozvinout některé dovednosti a psaní kvalitních briefů bylo jednou z nich. Jaké překvapení pro mě ale bylo, když se mi na výzvu, že musíme agenturám dávat lepší zadání, dostalo odpovědi, že není třeba, protože „pro minulou šéfovou to bylo dobré dost“...

Ať je příčina špatného zadání jakákoli, jeho následkem je dlouhý, drahý a stresující proces tvorby kampaně, kdy se klient a agentura snaží porozumět jeden druhému a metodou pokus-omyl se dobrat ke kvalitnímu výsledku. To znamená vymýšlení dalších a dalších návrhů, nekonečné úpravy a schůzky, což končí oboustrannou frustrací a narušením vztahů. Tedy opakem toho, co by obě strany mohly a měly při kreativní práci zažívat.

Těmto útrapám a zbytečným časovým i finančním nákladům se dá předejít. Stačí lidi naučit, jak při tvorbě briefu a samotném briefingu s agenturou postupovat. Podle mých zkušeností ale nebývá tento druh školení standardní součástí rozvoje marketingových dovedností ve firmách. Je to dost překvapující, když si uvědomíme, kolik času, peněz a nervů by se tím dalo ušetřit.


Jestli se téma kvalitního zadávání týká i vás, přijďte na půldenní workshop Jak napsat dobrý brief, nebo si ho objednejte do své firmy (více informací a registrace na www.sevenin.cz). Ráda vám pomůžu zažívat radost z tvůrčí práce častěji.

S konceptem poradního kruhu jsem se seznámila před více než rokem. A hned při prvním zasednutí do kruhu, navíc s lidmi, které jsem vůbec neznala, jsem pocítila, jak překvapivou sílu a hloubku tento prastarý způsob komunikace a hledání odpovědí má. Když jsem odcházela domů, vybavilo se mi pár těžkých pracovních situací a konfliktů z minulosti. Říkala jsem si, jaká škoda, že jsme tehdy ve firmě kruh neznali. Mohl hodně pomoct.

Poradní kruh neboli Council vychází z tradičních domorodých kultur, jejichž stařešinové sedávali kolem ohně a vyprávěli příběhy, které jim pomáhaly rozhodovat o důležitých záležitostech kmene. V symbolice příběhů nacházeli odpovědi a řešení bez toho, aby o nich museli vášnivě diskutovat.

Dnes už v kruhu obvykle nesedíme kolem hořícího ohně, ale i tak můžeme zažít sílu jeho působení. Ta vzniká dodržováním principů, takzvaných záměrů, které účastníkům pomáhají mluvit otevřeně a zároveň naslouchat ostatním. Aktivním nasloucháním a spontánním sdělováním příběhů, názorů a pocitů dochází při sezení v kruhu k hlubokému propojení účastníků, kteří jsou si najednou blíž, dokážou si navzájem porozumět a naplnit účel, kvůli kterému do kruhu zasedli.

Council se používá v mnoha prostředích – ve školách, komunitách, rodinách a v párech. Velmi efektivně funguje i ve firmách. Tam poskytuje (často jedinou) možnost zasednout společně v nehierarchickém uspořádání, sdílet zkušenosti, řešit problémy nebo konflikty, poznávat se a učit se jeden od druhého. Kruhy fungují skvěle pro budování týmu a rozvoj dobrých vztahů, zároveň přinášejí možnost nahlédnout na firemní témata jiným způsobem než obvykle. To přináší novou perspektivu a často i řešení dlouhodobého problému, které se předtím běžnými postupy nedařilo najít.

V kruhu lze dobře řešit např. otázky společných hodnot, fungování a kultury firmy, hledání řešení náročných nebo problematických situací, hledání či revizi strategického směřování firmy, témata vzájemné podpory, důvěry, motivace a další. V kruhu se ale nemusí vždy řešit nic zásadního. Může být jen prostředím, kde si lidé vzájemně sdělují, jak se mají a co je aktuálně trápí nebo těší. Tím se prohlubuje spolupráce a sdílení a zamezí se přerůstání drobných nespokojeností ve velké problémy.

Uspořádat poradní kruh není složité, potřebujete k němu jen vhodné místo (uvnitř nebo venku) a lidi ochotné řídit se principy kruhu. Odehrává se ve vymezeném prostoru a čase, který hlídá facilitátor či průvodce councilem. Končí, když se čas naplní, nebo již bylo vše řečeno. Účastníci sedí v kruhu na zemi nebo na židlích, uprostřed je umístěn „mluvicí předmět“ a případně další věci, které se vážou k probíranému tématu či sdíleným hodnotám účastníků. „Mluvicí předmět“ (jakýkoli malý, dobře uchopitelný předmět, např. tyčka, míček, figurka apod.) hraje důležitou roli v průběhu councilu – pouze ten, kdo ho drží v ruce, smí promluvit. Ostatní naslouchají. Počet účastníků může být různý podle tématu a závěru, ke kterému se chtějí dobrat.

Aby poradní kruh fungoval, musí účastníci dodržovat několik výše zmíněných záměrů:

• Mluví pouze ten, kdo drží mluvicí předmět.
• Každý mluví od srdce a spontánně bez toho, aby si svou řeč připravoval.
• Každý naslouchá pozorně a srdcem, bez předsudků a souzení ostatních.
• Mluví se stručně, sděluje se podstata. Jednou vyjádřený názor se podruhé neopakuje.

Každý účastník kruhu má prostor promluvit. To zaručí, že i introvertní a méně průbojní lidé, kteří se na běžných poradách často vůbec nedostanou ke slovu, sdělí své názory a pocity a přispějí ke konečnému výsledku. Zachovává se důvěrnost, pokud se účastníci nedomluví jinak.
​
Pro člověka, který se kruhu účastní poprvé, může být dodržení některých záměrů docela výzva. Pro mě jako člověka netrpělivého, který neustále přemýšlí, analyzuje, formuluje a rád sděluje své názory, bylo těžké udržet stoprocentní pozornost na právě mluvícího účastníka a nepřipravovat si zároveň vlastní odpovědi. Při každém dalším kruhu to ale bylo snazší a dnes už tuto užitečnou schopnost dokážu uplatňovat i v běžném životě.

Kruh vede facilitátor či průvodce kruhem, jehož úkolem je zajistit dodržování záměrů a pomáhat účastníkům naplnit účel, kvůli němuž do kruhu zasedli. Průvodce také rozhoduje o tom, jakým způsobem bude kruh probíhat. Existuje mnoho různých technik a postupů, které lze uplatnit. Některé jsou hravé a tvůrčí, jiné vedou k hlubším prožitkům, jiné se zaměřují na vyprávění příběhů. V kruhu je prostor i pro humor a smích. Zkušený facilitátor ví, že má důvěřovat síle kruhu, tedy tomu, že se účastníci doberou k naplnění účelu i když bude průběh jiný, než průvodce čekal.

Poradní kruh má velký potenciál pomoci firmě uhasit konflikty, najít řešení dlouhodobých problémů nebo rozhodnout o strategickém směřování. Samozřejmě to ale není všelék a nemusí zafungovat vždy. Při řešení komplikovaných nebo hlubokých problémů se kruh často musí sejít několikrát, než dosáhne kýženého výsledku. Když to ale účastníci nevzdají, podaří se to.

Na základě svých pozitivních zkušeností se sezením v kruhu a poznatků, které jsme o něm dosud s kolegyní Simonou načerpaly, jsme se staly jeho nadšenými propagátorkami a doporučujeme lidem ve firmách, aby si ho vyzkoušeli.

Pokud máte zájem council vyzkoušet ve vaší firmě, chcete se seznámit s různými technikami a nechat se kruhem provést, ozvěte se nám. V květnu nabízíme vedení ukázkového kruhu ve firmě zdarma!

Autorka článku Eva Vejvodová

7 tipů jak poznat, že je manažer přetížený:
 
1. Zapomíná
V hlavě toho nosí tolik, že se neobejde bez papírků, upozornění v mobilu. Neustále sleduje email, messenger, internet, intranet, zprávy, Slack, Trello,… Má toho tolik, že mu prostě musí občas něco uniknout. Jeho pozornost začne být unavená a pochybení začne přibývat. Protože jemu samotnému záleží na tom, aby byl spolehlivý, dostává se do ještě většího tlaku. Je na sebe přísnější, začne si psát více poznámek atp. A spirála se roztáčí…
 
2. Chodí pozdě
Kalendář se zaplňuje schůzkami. Protože jich je více a více, začíná si je zkracovat – z hodiny a půl na hodinu, pak na 45 minut. Jenomže v tak krátkém čase nelze probrat vše potřebné a to s sebou přináší skluz. Nepřipadá v úvahu čas na přípravu mezi schůzkami. Manažer je nucený často improvizovat a to ho stojí hodně energie.
 
3. Žije pro „AŽ“
„Teď toho je strašně moc, ale až dotáhneme tento projekt, až skončí tento kvartál, až přibereme více lidí… pak to bude všechno lepší.“ To je typická mantra přetížených lidí. Žijí pro iluzi toho, že teď se jim nedaří mít věci pod kontrolou, ale nějakým zázrakem se jim to povede, až…
 
4. Usíná na červené
Je často unavený. Večer nemůže usnout. Ráno se budí vyčerpaný a bez energie. Odpoledne mele z posledního, doma nemá energii věnovat se rodině nebo dětem. O víkendu buď prospí celý den, nebo paradoxně nemůže v noci spát a je frustrovaný, že si zase neodpočinul. Je to vidět na rysech jeho tváře a na tom, jak unaveně vypadá.
 
5. Pořád na něj něco leze
Lidé vyčerpaní stresem, mají mnohem slabší imunitu. Snadno podlehnou virózám nebo obyčejnému nachlazení. Mají tendenci nemoci nedoléčit, protože jsou nepostradatelní v práci. Nedoléčení pak samozřejmě zvyšuje riziko dalších zdravotních potíží. Často zanedbávají prevenci a nevěnují pozornost příznakům toho, že s jejich zdravím není něco v pořádku.
 
6. Jeho práce už ho nebaví
Kdysi zapálený, vnitřně motivovaný člověk najednou ztratí radost z toho, co dělá. Přestane mu to dávat smysl. Začne vidět negativa více než pozitiva. Přestane být konstruktivní. Přestane hledat řešení.
 
7. Je podrážděný jako tygr v kleci
Když se z veselého, spolupracujícího a motivujícího manažera stane frustrovaný tygr, je to pohroma pro jeho podřízené i okolí. Vždy otevřené dveře se zavřou, podporující přístup nahradí direktivní a v týmu zavládne nervozita a nespokojenost.  

To, že jde o přetíženost a ne o špatné pracovní návyky, poznáme podle toho, zda jde o změnu chování. To znamená - dříve dochvilný manažer začne nestíhat a chodit pozdě. Dříve zapálený a motivovaný člověk začne ukazovat známky negativity a frustrace. Jako změstnavatelé byste měli reagovat včas a dotyčnému pomoci. Vyhoření bývá velmi bolestivá zkušenost pro člověka samotného, ale i pro jeho okolí a firmu samotnou.
 
Máte v týmu lidi, kteří jsou přetížení? Jak s nimi pracujete?
 
Jedním z výborných nástrojů je not-to-do-list. Znáte?
 
Autorka článku: Simona Bodláková

Konflikt je střet dvou názorů nebo protichůdných zájmů. Oběma stranám záleží na tom, o co se bojuje. Může jít o výsledek, čas, pozornost, uznání, pozici, peníze, lidi atd. Konflikt, kdy dochází k vyhrocenému chování, je hnaný strachem ze ztráty.

Co ale konfliktu předchází?
Může to být řada situací, někdy trvající týdny či měsíce, kdy dotyčné strany nebo jedna z nich pasivně přistupují k řešení. Pak následuje poslední kapka, po které přeteče pomyslný pohár trepělivosti. Trpělivost byla před tím mnohokrát zkoušena, ale zkoušený se neozval a mlčel.
A tam je kámen úrazu. Pokud máte ve svém týmu atmosféru mlčení a přitakávání, ale lidé se necítí v pohodě, aby se ozvali, když s něčím nesouhlasí, dochází pak k tomu, že se vevnitř sžírají, až vybuchnou. A to je naprosto frustrující, neproduktivní a zbytečná situace.

„Žádný problém nemůže být vyřešen na stejné úrovni myšlení, která jej stvořila.” A. Einstein

Pro vás jako lídra, to je důležitá zpráva a příležitost k růstu. Čekají vás dvě roviny řešení nastalé situace:

1. Staňte se mediátorem, který pomůže konflikt vyřešit a uzavřít. Naučte svůj tým řešit konflikt tak, že jej vezmou jako příležitost danou oblast zlepšit. Zaměřte jejich pozornost na výsledek. Odmítněte hledat viníky. Požadujte win-win řešení, tj. takové řešení, kdy budou obě strany spokojené. Nastavte nová pravidla pro danou situaci. Během jednání buďte férový, nestranný, emočně se nenechejte vtáhnout. Ukažte svým lidem, jak fungovat v krizi konstruktivně.
2. Naučte tým diskutovat. Důvodem, proč konflikt zašel tak daleko, je to, že jej vaši lidé nechali zajít tak daleko, tj. neřešili nedorozumění dříve, než emoce vylétly střechou. Naučte svůj tým řešit neshody v zárodku. Nechť se každý ozve ve chvíli, kdy cítí, vidí nebo slyší, že se věci ubírají nesprávným směrem. Zajistěte, aby váš tým získal takovou důvěru jeden k druhému, že si dovolí nesouhlasit, když se něco děje. Rozpoutávejte zdravou diskusi. Naučte se nebát se ozvat, zeptat, poukázat na chybu. Získáte tak zdravé prostředí pro inovace a zároveň snížíte míru frustrace, kterou prožívají lidé, kteří necítí dostatečné bezpečí pro vyjádření svých obav nebo pochyb.
   
   

Co dobrého můžete ještě v konfliktu najít? Lidem na věci záleží - v konfliktu je energie, která je lepší než apatie. Je tam zájem o to, co se děje. Kdyby nebyl, lidé by se nehádali, nestálo by jim to za to. Konflikt je příležitost ke zlepšení, k odstranění třecích ploch a k nacházení nových cest. Důležité je jej řešit a nenechat věci vyhnít. To vám pak chaloupka může spadnout na hlavu.

Hodně štěstí v řešení konfliktních situací přeje
​
Simona Bodláková